Bukan hanya hotel yang wajib memberikan pelayanan prima, diperlukan juga service excellence untuk klinik. Pasalnya klinik adalah salah satu fasilitas yang memberikan layanan kesehatan bagi masyarakat.

Pada fasilitas kesehatan, pasien dan keluarganya adalah konsumen yang perlu mendapatkan pelayanan prima. Apa saja yang termasuk service excellence pada sebuah klinik dan bagaimana sebaiknya dilakukan? Kenali macam-macamnya di sini.

Service Excellence untuk Klinik yang Wajib Ada

Pengertian pelayanan prima atau service excellence secara umum adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen atau pelanggan. Pelanggan pun nantinya akan setia dalam menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan sebuah usaha.

Barulah dari sini perusahaan akan memperoleh keuntungan karena munculnya pelanggan loyal dan usaha terus berkembang. Dalam hal ini, pengertian pelayanan prima dalam sebuah klinik tidak jauh berbeda.

Khusus bidang kesehatan, hal-hal yang berkaitan mengenai pelayanan prima diatur dalam instruksi Menkes RI Nomor 828/MENKES/VII/1999. Instruksi tersebut ditujukan untuk service excellence di rumah sakit, klinik dan fasilitas kesehatan lainnya.

Mengacu pada instruksi tersebut juga, maka ada beberapa service excellence untuk klinik yang wajib ada sebagai berikut:

1.     Penampilan

Penampilan pelayanan kesehatan seperti tenaga kesehatan adalah service nomor satu yang harus diperhatikan. Apa yang dimaksud penampilan bukan hanya fisik tetapi juga non fisik. Setiap klinik harus menetapkan standar soal penampilan ini dan semua petugas klinik harus menjalankannya dengan baik ketika bertemu pelanggan.

Contoh service excellence soal penampilan adalah pakaian yang perlu dibuat rapi sehingga membuat nyaman ketika berhadapan dengan pasien atau keluarganya. Selain itu penampilan juga harus seefisien mungkin supaya tenaga kesehatan bisa menjalankan tugasnya.

2.     Sikap

Citra sebuah klinik biasanya akan dinilai dari bagaimana cara petugas klinik bersikap. Oleh karena itulah petugas klinik harus bisa bersikap ramah dan sopan. Penting untuk menanamkan rasa menjunjung profesionalisme pekerjaannya.

Khususnya ketika menangani pasien, tenaga kesehatan tidak boleh memandang status sosial atau tingkat ekonomi. Semua petugas klinik harus bisa sabar, tidak egois dan sopan kapan saja bertugas.

3.     Perhatian

Service excellence untuk klinik yang selanjutnya adalah mengenai perhatian. Perlakukan terhadap pelanggan haruslah baik dan juga tulus. Perhatian adalah salah satu bentuk kepedulian kepada kebutuhan pelanggan.

Penting bagi petugas klinik untuk tahu apa saja yang diinginkan pelanggan dan memahami ketika muncul kritik dan saran. Melalui perhatian inilah petugas klinik bisa menjaga serta memenuhi standar mutu klinik yang telah diharapkan.

4.     Kemampuan

Apa yang dimaksud dengan kemampuan adalah keterampilan dari petugas klinik dalam memberikan pelayanan. Kemampuan ada banyak kategorinya, yang paling dasar adalah kemampuan berkomunikasi. Bagaimana cara komunikasi yang tepat sesuai dengan karakteristik lawan bicara di klinik akan jadi penilaian.

Selain komunikasi, ada juga kemampuan untuk memecahkan masalah dengan cepat serta manajemen kecemasan. Sehingga petugas klinik bisa mengambil langkah solutif kepada pelanggan.

5.     Tindakan

Tindakan merupakan salah satu bentuk dari perhatian terhadap pelanggan. Ada banyak sekali bentuk tindakan yang dibutuhkan pelanggan klinik. Tindakan bisa berupa memberikan sapaan dan salam kepada pasien, menerangkan apa yang sedang dilakukan dan mengucapkan terimakasih.

Biasanya tindakan ini juga bisa dibuat dalam bentuk standar operasional prosedur. Misalnya ketika petugas klinik menjelaskan bagaimana tata cara pendaftaran, melakukan survei kepuasan pelanggan, dan masih banyak lagi.

6.     Ketepatan Waktu

Klinik akan memiliki pelayanan prima jika memperhatikan soal ketepatan waktu dan janji. Pelanggan tentu tidak ingin merasa waktunya terbuang sia-sia. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem yang mengatur soal jadwal pelayanan sampai prosedur pendaftaran dan pelayanan yang jelas.

Ketika klinik kerap membuat kesalahan dalam jadwal pasien bisa menurunkan tingkat service excellence untuk klinik. Satu hal ini saja bisa membuat pasien enggan untuk datang lagi ke klinik dan beralih ke fasilitas kesehatan lainnya.

7.     Tanggung Jawab

Pengertian sikap tanggung jawab dalam pelayanan prima adalah adanya sikap keberpihakan pada pelanggan yang menjadi bentuk kepedulian. Tujuannya adalah untuk meminimalisir kerugian karena pelanggan yang tidak puas.

Hal ini dimulai dari petugas klinik yang harus bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik serta tanggap terhadap persoalan apapun yang muncul. Dimulai dari sikap tanggung jawab ini maka klinik bisa meningkatkan mutu pelayanannya.

8.     Memberikan Paparan Jelas

Klinik juga harus menyediakan petunjuk yang mudah untuk dipahami mengenai tata cara pelayanan, tarif pelayanan, jadwal dan waktu pelayanan, lokasi pelayanan dan masih banyak lagi. Meskipun petugas klinik akan menjelaskan, namun penting menyediakan paparan dalam bentuk poster atau petunjuk yang bisa dibaca.

Tidak hanya memberikan paparan jelas, namun semua aturan yang dibuat tersebut perlu dijalankan dengan tepat dan konsisten. Jangan sampai alur yang sudah dibuat diubah sehingga membingungkan pelanggan.

9.     Menjaga Kebersihan

Mengingat klinik adalah fasilitas kesehatan maka diperlukan kebersihan yang terjaga. Pembersihan harus rutin dilakukan bahkan dibuat jadwal yang dilaksanakan dengan benar. Klinik harus menyediakan fasilitas pembuangan sampah atau kotoran.

Pelayanan kebersihan harus dijamin dengan baik sehingga pasien merasa aman dan nyaman ketika berobat. Termasuk juga soal sanitasi, ketika tidak terjaga akan membuat virus mudah berkembang.

Sistem Efektif untuk Meningkatkan Pelayanan Klinik

Klinik akan semakin berkembang dan menjadi tempat yang aman dan nyaman selama terus meningkatkan pelayanannya. Salah satu cara meningkatkan service excellence untuk klinik bisa melalui aplikasi Pracpital.

Aplikasi ini dibuat secara khusus untuk pengelolaan klinik yang lebih praktis dan juga interaktif terhadap pasien. Jika saat ini klinik Anda sering mengalami jumlah pasien menumpuk yang membuat keterlambatan jadwal penanganan pasien, maka instal aplikasi Pracpital sekarang juga.

Pelayanan prima klinik Anda akan langsung meningkat dengan beberapa fitur yang ditawarkan berikut ini.

1.     Fitur Telekonsultasi untuk Komunikasi Jarak Jauh

Pracpital menyediakan fitur telekonsultasi yaitu konsultasi jarak jauh di antara dokter dan juga pasien. Konsultasi dilakukan melalui mobile aplikasi yang bisa membuat komunikasi menjadi lebih efisien.

Kehadiran fitur ini akan meningkatkan service excellence dalam aspek kemampuan seperti yang tadi telah dijelaskan. Artinya klinik Anda menghadirkan cara komunikasi baru kepada pasien tanpa harus datang langsung ke klinik.

2.     Memberikan Notifikasi Ketika Terjadi Perubahan Jadwal

Fitur yang selanjutnya ini akan meningkatkan pelayanan dalam hal ketepatan waktu. Pracpital menyediakan fitur yang memudahkan alur pendaftaran pasien dan bagaimana proses pelayanannya.

Termasuk juga apabila terjadi perubahan jadwal periksa pasien dari dokter atau pasien itu sendiri. Sehingga tidak ada waktu yang terbuang baik dari dokter dan juga pasien.

3.     Menghadirkan Data Historis Rekam Medis Pasien

Rekam medis pasien sangat penting untuk disimpan sehingga dapat digunakan kembali untuk dokter mengambil keputusan dengan tepat. Fitur ini akan memenuhi service excellence dalam dua aspek sekaligus yaitu tanggung jawab dan ketepatan.

Dokter bisa mengambil keputusan secara tepat dan cepat serta bertanggung jawab berdasarkan rekam medis yang ada. Catatan ini tentu saja paperless sehingga mengurangi risiko kerusakan dan mempercepat layanan.

Berdasarkan materi service excellence di atas, maka Anda bisa mulai memperbaiki pelayanan yang telah ada. Apalagi dengan kehadiran aplikasi Pracpital. Semua service excellence untuk klinik telah dipersiapkan oleh Pracpital secara lengkap.

Anda bisa meningkatkan berbagai pelayanan klinik hanya dengan menginstal satu aplikasi saja, yang bisa dicoba sekarang secara gratis.